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日時 ：2003年4月18日（金）午後2時〜午後4時
場所 ：早稲田大学図書館会議室
出席者（敬称略）：法政大学（白井泰隆、阿久津興一、近藤一子）、文教大学（三瓶良男、辺見学）、南山大学（大森正樹、笹山達成、関谷治代）、中京大学（中河原省三、渡邊英二）、早稲田大学（紙屋敦之、旭英樹、中元誠、奥村佳郎、湯川亜矢）

議事に先だち、会長校早稲田大学図書館・紙屋敦之館長から開会の挨拶があった。ひきつづき出席者による自己紹介があった。議事の進行は、紙屋館長が担当した。

1.報告事項

(1)　会務報告

ア．協会加盟校
会長校早稲田大学（中元）より、配付資料(p.4)に基づき、2003年度新規加盟予定校および脱退予定校と加盟校数について報告があった。

イ．2003年度私立大学図書館協会役員校、委員会および協会関連団体等委員について
会長校早稲田大学（中元）より、配付資料(p.5-7)に基づき報告があった。

ウ．加盟大学図書館への書類等の送付について
会長校早稲田大学（中元）より、配付資料(p.8)に基づき報告があった。

エ．国立情報学研究所目録システム講習会及び目録システム地域講習会の共同開催について
会長校早稲田大学（中元）より、配布資料(p.9)の覚書に基づき、標記講習会開催について報告があった。なお、開催日程等については国立情報学研究所のホームページに掲載されているのでそれを参照することとした。

(2)　委員会報告

　ア．国際図書館協力委員会報告
会長校早稲田大学（中元）より、配付資料(p.11-13)に基づき、2003年度海外派遣研修への派遣者を決定した旨の報告があった。


(3)　協会関連事項報告

　ア．国公私立大学図書館協力委員会報告
会長校早稲田大学（中元）より、配付資料(p.14)に基づき、本年1月30日開催の臨時常任幹事会の開催結果について報告があった。なお、すでに「大学図書館協力ニュース」(Vol.23 No.6 <2003年3月号>)において議事録が公開されているので参照することとした。

イ．日本図書館協会大学図書館部会報告

会長校早稲田大学（中元）より、配付資料(p.15-16)に基づき報告があった。

(4)　その他

ア．2003年度行事日程
会長校早稲田大学（中元）より、配付資料(p.17)に基づき報告があった。

2)協議事項

(1)　2002年度一般会計・特別会計決算報告書（案）について
会長校早稲田大学（中元）より、配布資料(p.19-21)に基づき、2002年度一般会計・特別会計決算報告書について報告があり、了承された。あわせて、前会長校中京大学（渡邊）から監事校による監査結果について報告があり、了承された。
決算報告書について次の補足説明があった。

・一般会計について
「収入の部」の「会費」における当初予算からの増額は、新規加盟校が増えたためである。また、「支出の部」において「予備費」枠から総額30万円を「協会運営費」および「事業費」に振り替えた。

・研究助成特別会計について
「収入の部」の「寄付金」の差異200,000円は寄付予定企業一社の事務手続きの都合により、2003年度中に2年分の寄付金が入金される予定。

　・国際図書館協力基金特別会計について
「支出の部」の「搬送事業費」については、2002年度第2回搬送事業に対する申し込み多数による予算不足のため予備費振替等の措置を行う予定であったが、2002年度中の執行が困難となったため2003年度に繰り延べた。

(2)　2003年度事業計画（案）について
会長校早稲田大学（中元）より、配付資料（p. 22）に基づき、2003年度事業計画（案）について説明があり、承認された。
なお、法政大学（阿久津）より、2004年度以降の課題として永年勤続表彰制度のあり方について検討する必要があるとの意見があり、表彰制度の存続も含めて検討を進めることとした。

(3)　2003年度一般会計・特別会計予算（案）について
会長校早稲田大学（中元）より、配付資料（p.23-24）に基づき、2003年度一般会計予算・特別会計予算（案）について提案があり、了承された。提案の要旨は以下のとおり。
一般会計「支出の部」の「運営費」について、会長校の事務経費負担軽減を目的として、「印刷費」の増額を行った。また、「運営費」に「役員校活動費」を科目として設けた。「役員校活動費」は、会長校、部会長校、監事校を対象として各々30万円、20万円、15万円を役員校活動にともなう交通費補助を目的として交付することとした。なお、運用ルールについては、早急に内規を定める。

(4)　第64回（2003年度）総会・研究大会について
当番校の法政大学（近藤）より、配布資料(p.25)に基づき、準備状況について報告があり、了承された。

(5)　私立大学図書館協会会則の一部改正（案）について
会長校早稲田大学（中元）より、本協会加盟校脱退手続きの整備にかかわり、会則第28条の改正案について提案があった（配布資料p.26）。協議の結果、本日の議論をふまえて、改めて会長校より再提案することとし、次回東西合同役員会までに常任幹事会の持ち回り審議により成案をとりまとめることとした。

以上