１．当申し合せは、私立大学図書館協会西地区部会東海地区協議会（以下協議会という）の諸活動に関わる様々な情報をホームページにより迅速に流通させることを目的として定める。
２．協議会のホームページに関する全責任は、協議会理事校が負う。
１）協議会理事校は、ホームページにおいて、その正常かつ健全な運用に著しく支障を来たすものと認められる情報が発信された場合は、当該ページの掲載停止又は、削除、当該ページに係るリンクの解除等必要な措置を協議会情報化委員会に命じることができる。
３．協議会のホームページは、私立大学図書館協会ホームページの下に置く。
１）ホームページの運用・管理は、協議会情報化委員会が行う。
４．提供する情報ならびに所管委員会等は次のものとする。
サーバーへのアップロードは、協議会情報化委員会が行う。
１）総会、常任幹事会その他協議会活動全般に関わる情報
情報の内容については、協議会理事校がその責任を負うが、作成等にあたっては協議会情報化委員会が所管する。
２）協議会研究会活動に関わる情報、および機関誌「館灯」発刊に関わる情報
情報の内容については、協議会研究会幹事校がその責任を負う
３）協議会相互協力委員会活動に関わる情報
情報の内容については、協議会相互協力委員会がその責任を負う
４）協議会情報化委員会活動に関わる情報
情報の内容については、協議会情報化委員会がその責任を負う
５）図書館管理・運営実務責任者会議活動に関わる情報
情報の内容については、図書館管理・運営実務責任者会議幹事校がその責任を負う
情報の内容については、協議会加盟館がその責任を負う
７）その他協議会理事校が必要と認める情報
５．協議会加盟館ならびにホームページ閲覧者からの問い合せのために、電子メールアドレスを次のように設ける。
１）協議会
２）協議会研究会
３）協議会相互協力委員会
４）協議会情報化委員会
５）協議会図書館管理・実務責任者会議
６）その他、協議会理事校が必要と認めるアドレス
６．ホームページに掲載する原稿の提出要領は、次のとおりとする。
１）提出原稿のファイル形式は、html文書形式、text形式、MSWord文書形式、一太郎文書形式、Excel文書形式、PDF形式のいずれかとする。
２）画像情報は圧縮方式（JPEG形式、GIF形式）とし、大きな容量を必要とする画像は受けつけない。
３）送付媒体は、電子メールによる添付ファイル、フロッピーディスク（1.44MBフォーマット）、CD-Rのいずれかとする。送付された媒体は、返却しない。
４）送付先は、協議会情報化委員会宛とし、メールアドレス、住所は、別に知らせる。
５）ホームページ掲載にあたり、構造、デザイン、データ容量の都合上、内容を大きく変えない範囲で掲載情報を変更することがある。
この申し合せは、2003年5月30日より実施する。